e-vent 7 Bestätigungsvorlage
- Guido Jungen
1. Bestätigungsvorlage
Sie haben die Möglichkeit ein automatisch generiertes Mail, das nach der Bestellung im Buchungslink an den Teilnehmer verschickt wird, zu hinterlegen. Diese Nachricht kann mit Platzhaltern personifiziert werden.
Wenn der Buchungslink erstellt wurde, rufen Sie die Mailfunktion im Client auf, indem Sie auf die
Schaltfläche drücken. Das folgende Bearbeitungsfenster öffnet sich:
Bitte beachten Sie: Wenn die E-Mail Vorlage in den Stammdaten “Bestätigungsvorlage” vor Erstellung des Kongresses hinterlegt wurde, wird diese standardmässig hinterlegt. Sie kann jedoch beliebig angepasst werden. Wir empfehlen die Bestätigungsvorlage immer so gut wie möglich “à jour” zu halten. Dies erleichtert das Anlegen von neuen Kongressen erheblich.
2. Bestätigungsvorlage erstellen
2.1 Angaben zum Mail (Punkt 1)
Hinterlegen Sie die gewünschten Angaben (MailCC, MailBCC, Betreff).
Wenn mit dem automatischen Mail eine PDF-Bestätigung bzw. Rechnung mitgeschickt werden soll, muss die entsprechende Vorlage bei “Reportname” hinterlegt werden.
Wenden Sie sich dazu bitte an die Hotline.
2.2 Anlagen (Punkt 2)
Sie können max. 3 fixe Anlagen (z.B. Stadtplan, Programm mitsenden, die pro Sprache eingefügt werden können.
Mit der Schaltfläche wählen Sie das Dokument aus Ihrer PC- bzw. Netzwerkumgebung aus.
Nutzen Sie um ein bereits hinterlegtes Dokument abzuspeichern
und die Schaltfläche um ein hinterlegtes Dokument zu entfernen.
2.3 Mailtext
Den Mailtext hinterlegen Sie über die Schaltfläche «Bearbeiten», auf die übliche Art (Kapitel TAB HOME 1 Abschnitte), für alle Sprachen.
Die Mailtexte können mit einer persönlichen Anrede versehen werden. Diese hinterlegen Sie mit den Platzhaltern, die oben rechts über das Dropdown-Menü ausgewählt werden können:
Bitte beachten Sie, dass die Benutzer-Angaben, wie beispielsweise Login-Name, beim automatisch generierten Mail nicht abgefüllt werden können, da der Versand vom (neutralen)
e-vent-Server erfolgt und nicht aus dem Backend, bei dem sich ein Nutzer angemeldet hat.
Wichtig zu wissen: Wenn in der gesamten E-Mail Vorlage keinerlei Eingaben erfolgen, erhält der Teilnehmer keine Mail.