5.1. Unterkunft erfassen

Open

Über die Schaltfläche «Neu» im Ribbon wird eine neue Unterkunft erfasst. Daraufhin muss zuerst die Adresse hinterlegt werden. Dafür öffnet sich das Fenster «Adresse Suchen», in dem Sie die gewünschte Adresse suchen und auswählen.

Bitte beachten Sie: die Adresse muss im Adressstamm bereits hinterlegt sein. Lesen Sie dazu das Kapitel 3.1 Neue Adresse erfassen.

Nun können Sie alle gewünschten Informationen, wie im Beispiel unten, eintragen:

Zur Info: sämtliche Einträge bei Kategorie, Typ, Klassifizierung / Kriterium, Verpflegung werden über die Stammdaten vorgenommen. Lesen Sie dazu bitte das Kapitel 5.A. Stammdaten zur Unterkunft.

Open

Name:
Erfassen Sie hier für die interne Suche eine Kurzform des Namens der zu erfassenden Unterkunft. Bsp.: «Beverin» für «Grand Hotel Beverin & SPA».

Kategorie:
Bei «Kategorie» hinterlegen Sie die Unterkunft mit den dazugehörigen Sternen. Mittels Hinterlegung von Kriterien (Kategorie / Typ) können diese simpel selektioniert werden.

Typ:
Hier kann die Art der Unterkunft ausgewählt werden z.B. Bed & Breakfast, Motel oder Jugendherberge.

Name:
Hier hinterlegen Sie den Namen der Unterkunft.
Wichtig: Die Hinterlegung des Namens ist zwingend in allen Sprachen (D, F, I, E) erforderlich.
Tipp: Haben Sie keine Übersetzungen der Beschreibung in die jeweilige Sprache können Sie auch den Text einer anderen Sprache (Bsp. Englisch) kopieren.

Adresse:
Hier werden die Informationen der zu Beginn ausgewählten Adresse angezeigt. Diese Informationen können hier nicht verändert werden.
Änderungen nehmen Sie bitte im Adressstamm vor (Kapitel 3.1 Neue Adresse erfassen)

Beschreibung:
Hinterlegen Sie hier eine Beschreibung der zu erfassenden Unterkunft.
Wichtig: Die Hinterlegung des Namens ist zwingend in allen Sprachen (D, F, I, E) erforderlich.
Tipp: Haben Sie keine Übersetzungen der Beschreibung in die jeweilige Sprache können Sie auch den Text einer anderen Sprache (Bsp. Englisch) kopieren.

Nebenleistungen:
Beschreiben Sie die Nebenleistungen (z.B. Annullationsbedingungen). Diese Informationen können im Web und / oder in den Reports angezeigt werden.

Anreiseinformationen:
Hinterlegen Sie die An- bzw. Abreiseinformationen (Check In / Check Out). Auch dieses Feld kann im Web und / oder in den Reports angezeigt werden.

Klassifizierung / Unterkunftskriterien:
Unter Klassifizierung können Sie auswählen, welche Kriterien Ihr Hotel erfüllt. Diese können bei der Hotelsuche gefiltert werden.

Verpflegung:
Bei Verpflegung können Sie auswählen, welche Art von Verpflegung das Hotel zu welchem Preis anbietet.

Zahlungsinformationen:
Im Bereich „Zahlungsinformation“ hinterlegen Sie die Informationen zu Ihren Finanzen:

Währung:
Definieren Sie hier die Währung (CHF, EUR, GBP, …), mit der die Unterkunft rechnet.

MwSt.:
Hinterlegen Sie den korrekten MwSt.-Satz.

Vorsteuer:
Hier haben Sie die Möglichkeit den %-Satz für den Vorsteuerabzug zu hinterlegen, damit die Dienstleistung nur einmal besteuert wird.

MwSt.-Nummer.:
Geben Sie in diesem Feld die MwSt.-Nummer der Unterkunft ein.

Kommission %:
Tragen Sie hier die entsprechende Kommission ein, die Ihnen für die Buchung der Unterkunft zusteht. Ob die Kommission in Prozent oder Franken abgerechnet wird, bestimmen Sie, wenn Sie eine Unterkunft einem Kongress zuweisen (Kapitel 4.4 Unterkunft einem Kongress zuweisen)

Gästetaxe:
Legen Sie hier die Gästetaxe (auch Kurtaxe genannt) fest. Die Berechnung erfolgt pro Person und Nacht.

Reservationsgebühr:
Wird eine Reservationsgebühr berechnet, geben Sie diese hier ein.

IBAN:
Hinterlegen Sie hier die IBAN (International Bank Account Number) der Unterkunft.

BIC:
Dieses Feld steht Ihnen für die BIC (Bank Identifier Code) der Unterkunft zur Verfügung.

Zahlungsarten:
Geben Sie an, welche Zahlungsarten von dieser Unterkunft akzeptiert werden.

Wichtig: Ist das Häkchen bei «Bezahlung im Hotel» aktiviert, bedeutet das, dass die Unterkunft vor Ort bezahlt werden muss.

Speichern Sie diese Eingaben mit der Schaltfläche im Ribbon. Danach können Bilder zur Unterkunft hinzugefügt werden

Bild:
Fügen Sie zur Unterkunft Bilder hinzu, die im Buchungslink bei der Unterkunftsauswahl angezeigt werden.

Klicken Sie dafür auf das Stockbild. Die folgende Erfassungsmaske öffnet sich:

Durch Anklicken der Schaltfläche «Neu Bild» wird die Schaltfläche «Laden» aktiv:

Über einen Doppelklick auf die Schaltfläche «Laden» können Sie nun ein Bild aus Ihrem System hochladen. Der Windows Explorer Ihres Computers öffnet sich, wo Sie nun das Bild auswählen können.

Im Feld «Bild Typ» wählen Sie nun bitte den Typ aus. Dabei wird das Standardbild im Buchungslink als erstes angezeigt.

Wichtig: es darf nur ein Bild als «Standard» markiert werden. Bei alle weiteren Bilder muss ein anderer Bildtyp hinterlegt sein. Die empfohlene Grösse der Bilder ist 1920x1280 bzw. Bilder in der Dimension 3:2.

Die Beschreibung des jeweiligen Bildes muss in allen Sprachen (D, F, I, E) erfasst werden.

Speichern Sie die Eingabe mit der Schaltfläche «Speichern». Weitere Bilder hinterlegen Sie auf die gleiche Art.
Haben Sie alle Bilder erfasst, schliessen Sie das Eingabefenster.

Wird Ihr Bild nicht angezeigt, haben Sie folgenden Möglichkeiten, die Ursache zu beheben:

• Laden Sie die Seite neu: Wählen Sie die Schaltfläche «Suchen» und rufen Sie die Unterkunft neu auf.

• Überprüfen Sie die Einstellungen unter Stammdaten → Bildtyp (Kapitel 5.A.8. Bildtyp)

Bilder löschen:
Um ein Bild aus der Ansicht zu löschen, klicken Sie auf das «X» oben rechts am Bild.

Bestätigen Sie die erscheinende Meldung mit «JA».

Schliessen Sie das Fenster. Ihr Bild erscheint nun nicht mehr.

Notizen hinterlegen / bearbeiten:
Auch hier haben Sie die Möglichkeit Notizen zur Unterkunft zu erfassen.

Es stehen Ihnen 5 Notizblätter zur Verfügung, die Sie mit bearbeiten können.

Die Erfassung entspricht den Memos bei der Adresse. Lesen Sie dazu bitte das Kapitel 3.1.4 Memo Informationen hinterlegen / bearbeiten).