4.4. Teilnehmer manuell im Client buchen

Im Unterregister «Teilnehmer» der Hauptansicht «Kongress» werden die Teilnehmer in einer Übersicht dargestellt. Es besteht bei der Darstellung keinen Unterschied, ob sich die Teilnehmer online angemeldet haben oder Sie sie manuell eingebucht haben.

Open

Bestehende Buchungen bearbeiten Sie, indem Sie den betreffenden Eintrag mittels Doppelklick aufrufen und die nötigen Änderungen vornehmen. Es öffnet sich das gleiche Bearbeitungsfenster, wie bei einer neuen Buchung (bitte sehen Sie die folgende Beschreibung).

Open

Um einen neuen Teilnehmer einem Kongress zuzuweisen, drücken Sie die Schaltfläche «neuen Teilnehmer». Die Eingabemaske der Teilnehmerbuchung öffnet sich.

4.4.1. Teilnehmerbuchung Register Adresse

Hauptteilnehmeradresse

Über die Schaltflächen «Suchen» hinterlegen Sie eine bereits erfasste Adresse. Dafür öffnet sich das Suchfenster der Adressen (gemäss Kapitel 3.2 Adresse suchen).

Wurde die gewünschte Adresse noch nie erfasst, wählen Sie die Schaltfläche «Neu». Das nachstehende Eingabefenster öffnet sich.

Bitte beachten Sie, dass keine Dubletten Prüfung erfolgt und somit die gleiche Adresse mehrfach erfasst werden kann.

Geben Sie die nötigen Angaben ein. Hinterlegen Sie ebenfalls die Sprache. Wird der Kongress in der ausgewählten Sprache geführt, kann die Ausgabe von Bestätigungen, Rechnungen und dergleichen in der Teilnehmerspezifischen Sprache ausgegeben werden.

Die Felder «Titel», «Land», «PLZ» und «Strasse» sind Pflichtfelder.

Mit «OK» wird die neue Adresse in die Datenbank geschrieben und bei der Hauptteilnehmeradresse angezeigt. Zudem ist die Person auch gleich als Teilnehmer hinterlegt:

Wenn Sie eine Adresse ausgewählt haben und erneut auf die Schaltflächen «Neu» oder «Suche» klicken, können Sie einen weiteren Teilnehmer eingeben. Dieser wird dann automatisch zum Hauptteilnehmer, wobei der erst erfasste als Begleitperson bestehen bleibt und allenfalls gelöscht werden kann.

Rechnungsadresse

Weicht die Rechnungsadresse von der Teilnehmeradresse ab, können Sie diese im Feld «Rechnungsadresse» unterhalb der Hauptteilnehmeradresse angeben. Setzen Sie dazu den Haken bei «Rechnungsadresse» um die Eingabe zu aktivieren.

Die Vorgehensweise entspricht der Eingabe der Hauptteilnehmeradresse (bitte sehen Sie dazu den vorherigen Abschnitt).

Einstellungen

Kreditkarte:
Das Ablaufdatum der Kreditkarte kann hier angegeben werden, welche dann vor deren Ablauf mit der folgenden Info beim Programmstart angezeigt wird.

Sprache:
Die Sprache wird automatisch von der Auswahl beim Hauptteilnehmer übernommen, sofern der Kongress in dieser Sprache geführt wird. Ansonsten muss die Sprache manuell ausgewählt werden.

Korrespondenz:
Hinterlegen Sie die Korrespondenzart.

Zahlung:
Ebenso hinterlegen Sie die Zahlungsart. Diese Zahlungsart hat jedoch nichts mit dem Inkasso des Hotels zu tun.

Delegation:
Sofern Sie Ihre Teilnehmer unterteilen möchten, können Sie dies hier mit den Delegationen tun.

Weisen Sie einen bereits erfassten Eintrag zu oder erfassen Sie eine neue Delegation über die Schaltfläche «Neu» . Dies ist kein Pflichtfeld.

Status:
Sie können gleich bei der Erstellung der Buchung einen Status zuweisen. Als Standard ist «Validiert» hinterlegt. Es stehen alle Buchungsstatus aus den Stammdaten und den kongressspezifischen Status zur Verfügung.


Die Buchungsstatus werden im Kapitel 4.A.5. Buchungsstatus (Stammdaten) und im Kapitel 4.4.10 Weitere Einstellungen erklärt.

Bitte beachten Sie, dass der Status «Annulliert» hier nicht zur Verfügung steht, da eine neu zu erstellende Buchung normalerweise nicht gleich annulliert werden soll.

Info:

Über die Schaltfläche «Info» können die Import-Informationen der einzelnen Teilnehmer abgerufen werden.

Wie ein Teilnehmer-Import erfolgt, lesen Sie bitte im Kapitel 4.4.10 Weitere Einstellungen nach.

Weitere Teilnehmer (Begleitpersonen) erfassen

Mit der Schaltfläche «+» können Begleitpersonen hinzugefügt werden. Es erscheint ein Eintrag «Zusätzliche Person0001».

Sollen gleich mehrere Personen gleichzeitig erfasst werden, können Sie die Anzahl im Feld «Zusätzliche Person» eingeben und mit «+» sind die Anzahl Begleitpersonen hinterlegt.

Zudem können Gruppennamen in der gleichen Buchung verwendet werden (z.B. 3 Personen von Firma A). Nachdem Sie «+» geklickt haben, erscheinen die Mitglieder der Gruppe in der Teilnehmerliste.

Wenn der Name einer Begleitperson geändert werden soll, kann der Eintrag mit einem Doppelklick aufgerufen, geändert und mit «OK» gespeichert werden:

Mit dieser Suchfunktion kann aber auch ein, in den Stammdaten bereits erfasster Teilnehmer oder Personen, die bei einer Firma bereits hinterlegt sind, hinzugefügt werden. Das Suchfenster öffnet sich, wobei auch hier die Suchfunktion zur Verfügung steht.

Für eine Person einer Firma öffnen Sie den Personenstamm mit dem Pfeil

Nun werden alle Personen aufgelistet und Sie können den gewünschten Eintrag mit einem Doppelklick (alternativ: markieren und «OK») hinzufügen.

Der Teilnehmer ist sogleich mit dem Namen hinterlegt.

Bitte beachten Sie, dass die Personen nur einzeln hinzugefügt werden können und dass an dieser Stelle weder eine neue Adresse noch eine neue Person erfasst werden kann.

Sind bei einer Person weitere Angaben hinterlegt, werden diese als Tooltip bei der Teilnehmer Buchung angezeigt, wenn man mit dem Mauszeiger über der Person verweilt.

Die Begleitpersonen werden alphabetisch aufgelistet, wobei der Hauptteilnehmer immer an oberster Stelle steht und in fetter Schrift dargestellt wird.

Begleitpersonen können jederzeit mit diesem gelöscht werden, wobei dies für den Hauptteilnehmer nicht zutrifft. Bevor Sie diesen löschen können, müssen Sie eine andere Hauptteilnehmeradresse hinterlegen.

Wenn Sie alle Eingaben vorgenommen haben, gelangen Sie mit der Schaltfläche «Weiter» zum Register «Veranstaltung».

Gut zu wissen: Soll als erster Schritt einfach der Teilnehmer dem Kongress zugewiesen werden, kann nun direkt der Tab «Zusammenfassung» angeklickt werden, um die Eingaben zu speichern.
Dies ist zum Beispiel dann sinnvoll, wenn die Teilnehmer einen persönlichen Link für die Buchung erhalten (lesen Sie dazu das Kapitel 4.4.9 Ändern und bearbeiten einer bestehenden Buchung.

4.4.2. Teilnehmerbuchung Register Veranstaltung

In diesem Register nehmen Sie die Buchung und Zuweisung der Veranstaltungen vor. Zudem werden hier bereits gebuchte Events übersichtlich aufgelistet.

Die Auswahl der Veranstaltungen wird über die Schaltfläche «Neu» vorgenommen. Das folgende Erfassungsfenster öffnet sich:

Wie Veranstaltungen erfasst werden, lesen Sie bitte im Kapitel 4.2.1 Neue Veranstaltung in einem Kongress erfassen nach.

Um Teilnehmer einer Veranstaltung zuzuweisen, muss das Event angewählt werden (durch Setzen des Hakens links). Bitte sehen Sie als Beispiel die markierte Veranstaltung («Lunch») im oberen Bild.

1. Sind für einen Event mehrere Veranstaltungszeiten erfasst, kann über das Dropdown-Menü die gewünschte Auswahl getroffen werden. Ist nur eine Zeit hinterlegt, wird diese direkt angezeigt.

2. Gehen Sie gleich vor, um einen Preis zu hinterlegen.
Bemerkung: Wenn Staffelpreise verwendet werden, sollte zunächst die automatische Zuweisung der Staffelpreise mit dem Haken unten links aktiviert werden.

3. Hier werden die verfügbaren, freien Plätze angezeigt. Die Anzahl aktualisiert sich zeitgleich, wenn Teilnehmer hinzugefügt oder gelöscht werden. Hier können keine manuellen Anpassungen getätigt werden.

4. Anzeige der ausgewählten Teilnehmer
Um einen Teilnehmer hinzuzufügen, muss er vom Feld «Verfügbare Teilnehmer» oben rechts ins darunterliegende Feld «Ausgewählte Teilnehmer» gezogen werden.

Dies wird mit den Pfeiltasten  oder einem Doppelklick auf den Teilnehmer gemacht.
Es können auch mehrere Teilnehmer markiert (mit Shift für untereinanderliegende Teilnehmer oder Ctrl für vereinzelte Teilnehmer) und gleichzeitig eingefügt werden.

Wenn bei den ausgewählten Veranstaltungen keine Teilnehmer hinterlegt sind (sehen Sie oben beim Punkt 4 im Bild), erhalten Sie diese Meldung.

Speichern Sie die Auswahl mit «OK».

Bitte beachten Sie: Müssen für mehrere Teilnehmer verschiedene Preise (z.B. Erwachsenen und Kinderpreise) hinterlegt werden, kann dies nicht in derselben Erfassung erfolgen. Erstellen Sie also pro Preis eine separate Veranstaltungs-Buchung.

Wenn man in der Übersicht (Register Veranstaltung) mit der Maus über die gebuchten Events fährt, ohne diese anzuklicken, werden die Teilnehmer angezeigt.
Einen erfassten Event kann man ändern, indem man ihn in dieser Übersicht mit einem Doppelklick öffnet.

Gut zu wissen: Sind bei einem Kongress keine Veranstaltungen enthalten, oder der Teilnehmer wünscht keine Teilnahme, sondern nur eine Übernachtung, kann dieser Schritt übersprungen werden.

Virtuelle Veranstaltung

Da die einzelnen Events einer virtuellen Veranstaltung auch einzeln gebucht werden können, bezieht sich die Anzahl der verfügbaren Plätze einer virtuellen Veranstaltung immer auf die kleinste Anzahl verfügbarer Plätze der einzelnen Events.

Beispiel:

Die verfügbaren Plätze des virtuellen Events entsprechen den verfügbaren Plätzen des einzelnen Event 1.

4.4.3. Teilnehmerbuchung Register Unterkunft

Nachdem alle Veranstaltungen wunschgemäss ausgewählt und zugewiesen sind, gelangt man mit «Weiter» ins Register «Unterkunft»:

Über die Schaltfläche «Neu» können Sie nun die passende Unterkunft für die Beherbergung der Teilnehmer auswählen. Das nachfolgende Erfassungsfenster öffnet sich:

Tipp: je weniger Einschränkungen Sie erfassen, desto grösser ist das Suchergebnis. Daher ist es nicht unbedingt nötig die folgenden Eingaben zu tätigen.

Wählen Sie den benötigten Zeitraum (von / bis) in den Feldern des Datums aus. Für alle Daten dieses Zeitraums muss dann auch mindestens ein Zimmer gebucht werden. Ändert sich das An- und/oder Abreisedatum für alle Gäste, kann das jeweilige Datum hier korrigiert werden.

Bitte beachten Sie: Die möglichen buchbaren Nächte hängen davon ab, wie die Kontingentsdaten beim Kongress (Hotelkontingent von / bis) hinterlegt sind.

Weiter können Sie diverse Kriterien, wie Kategorie, Hotel und Zimmertyp, Hotel, Zimmeranzahl, Gästeanzahl pro Zimmer, auswählen. Durch Klicken der Schaltfläche «Suche» werden die Hotel, die den Angaben entsprechen, bei «Suchergebnisse» (auf der rechten Seite) angezeigt. Diese Resultate werden alphabetisch (aufsteigend) angezeigt.

Tipp: Wird keine Unterkunft angezeigt, könnte dies einen der folgenden Gründe haben:

• Möglicherweise entspricht keine verfügbare Unterkunft Ihren Kriterien. Ändern Sie die Kriterien und versuchen Sie es erneut.

• In diesem Zeitraum ist kein Kontingent mehr frei. Bearbeiten Sie gegebenenfalls die Kontingente.

Prinzipiell ist es so, dass das Suchergebnis umfangreicher ausfällt, je weniger Angaben gemacht werden. Sind keine Kontingente hinterlegt, wird das Zimmer nicht angezeigt. Sind die Kontingente im Suchergebnis rot, bedeutet das, dass keine freien Zimmer mehr verfügbar sind.

Die gewünschten Daten des Suchergebnisses müssen markiert werden (mit der Maus einmal anklicken).

Beim Suchergebnis werden alle Daten angezeigt. Bereits hier besteht die Möglichkeit das An- und/oder Abreisedatum zu ändern, indem man die nicht benötigten Daten durch Anklicken einfach abwählt (abgewählte Daten können so auch wieder aktiviert werden).

Bitte beachten Sie, dass die Buchung nur für zusammenhängende Daten erstellt werden kann.

Mit «OK» öffnet sich das Bearbeitungsfenster der Unterkunftsbuchung:

Im oberen Teil des Fensters werden die Details zur Unterkunft angezeigt. Hier haben Sie noch einmal die Möglichkeit die Aufenthaltsdauer (An- und/oder Abreise) anzupassen.

Unten können nun in den beiden Registern «Preise» und «Zimmer» die Eingaben vorgenommen werden. Im Register «Zusammenfassung» wird die Auswahl noch einmal angezeigt.

Register «Preise»

Bei «Bereitstellung» wählen Sie die gewünschte Verpflegung aus, insofern mehrere vorhanden sind.

Weiter kann eine Reservationsgebühr hinterlegt werden.

Die Preise für Zimmer, Zusatzbett und Gästetaxen, die vom Kontingent übernommen werden, können - sofern nötig – noch angepasst werden.

Mit dem Haken «vor Ort» kann pro Unterkunftskontingent bestimmt werden, ob das «Inkasso» vor Ort, also im Hotel erfolgt oder in Rechnung gestellt wird (über den Veranstalter abgewickelt wird).

Bitte beachten Sie, dass bei einer Online-Buchung für alle Nächte die Einstellung aus dem Backend (Hotelkontingente) übernommen wird und nicht wahlweise zur Verfügung steht.

Register «Zimmer»

Da in diesem Beispiel bei der Unterkunftssuche 4 Zimmer mit einer Belegung von 2 Person eingegeben wurde, sind nun auch 4 Zimmerregister (1, 2, 3 und 4) zu sehen.

Weisen Sie für jedes Zimmer die Gäste zu. Dabei wird Ihnen mit dem roten Quadrat farblich angezeigt, welche Teilnehmer bereits zugewiesen wurden.

Haben Sie die Gäste hinterlegt und müssen dies ändern, steht Ihnen die Möglichkeit zur Verfügung, die Zuweisung im Gesamten zu löschen.

Mit dieser Schaltfläche entfernen Sie alle Gäste in jedem Zimmer.

Beim Datum kann die An- / Abreise geändert (also verschoben) werden.

Bitte beachten Sie, dass Sie hier für jedes Datum mindestens einen Teilnehmer zuweisen. Wird das Zimmer an einem Datum (An- oder Abreise) von allen Gästen nicht benötigt, muss dies im oberen Bereich beim Hotel geändert werden.

Beispiel: ursprünglicher An-/ Abreisetag: 05.07.2025 / 09.07.2025

Das Anreisedatum wird neu auf den 06.07.2025 gesetzt.

Somit stehen nun noch die Nächte 06./07.Juli, 07/08. Juli und 08./09. Juli 2025 zur Verfügung.

In diesem Register können ebenfalls allfällig hinterlegte Geschenke ausgewählt werden. Durch Drücken des Pfeils erscheint die Auswahl. Mit Setzen des Radiobuttons wählen Sie das gewünschte Geschenk aus, wobei nur eine Auswahl möglich ist.

Führen Sie diesen Schritt bei allen Gästen aus.

Wie Sie die Geschenke hinterlegen, lesen Sie bitte im Kapitel 4.1.4 Weitere Kongressbearbeitung.

Im unteren Feld können Sie eine Notiz, die dieses aktive Zimmer bzw. die Gäste betrifft, erfassen. Dieser Text ist nicht formatierbar (GROSS- / klein-Schreibung möglich)

Bitte beachten Sie, dass die Zimmer Bemerkungen (sofern aktiviert), die der Teilnehmer in der Online-Buchung eingibt, hier angezeigt werden.

Register «Zusammenfassung»

In diesem Register sehen Sie die Auswahlen in der Zusammenfassung für jedes Zimmer in den entsprechenden Unterregister 1 - 4.

Mit «OK» speichern Sie die Eingaben und das Fenster schliesst sich. Sie gelangen zurück zur Übersicht.

Zur Kenntnis: das Zimmer ist erst dann reserviert, wenn die gesamte Teilnehmerbuchung gespeichert wurde.

Auch hier sehen Sie eine Kurzfassung, wenn Sie mit der Maus über einen Eintrag fahren.

Änderungen müssen nun für jedes Zimmer einzeln vorgenommen werden, indem man die entsprechende Reservation mit einem Doppelklick aufruft.

Bei «Filter nach Gast» kann nach einem speziellen Gast gesucht werden. Somit wird dann nur das Zimmer des gesuchten Gastes angezeigt:

Der Filter kann entweder mit der Schaltfläche rechts oder durch Löschen des Suchbegriffs aufgehoben werden.

4.4.4. Teilnehmerbuchung Register Optionen

In der Registeransicht «Optionen» können Sie Optionen festlegen, wobei die im Kongress hinterlegten Optionen bereits angezeigt werden. Diese müssen aber per Checkbox aktiviert werden.

Über die Schaltfläche «Neu» erstellen Sie direkt weitere, individuelle Optionen: 

Es können auch Optionen mit einem negativen Wert, z. B. für Rabatte, eingegeben werden. Die neu erfasste Option hat keinen Options-Typ und wird einmal und nur in dieser Buchung berechnet.

Auf der rechten Seite werden die Kriterien aufgelistet, die im Kongress erfasst wurden, nach denen Sie Ihre Teilnehmer filtern können. Markieren Sie den gewünschten Eintrag mit einem Haken.

Bitte beachten Sie: An dieser Stelle können keine weiteren Kriterien erfasst werden. Diese Kriterien werden in den Stammdaten Globale Kriterien (Kapitel 4.A.1. Globale Kriterien) oder als kongressspezifische Kriterien (Kapitel 4.1.1 Kongress neu erstellen) hinterlegt.

4.4.5. Teilnehmerbuchung Register Zusätzliche Felder

Im Register «Zusätzliche Felder» können Sie weitere Informationen hinzufügen. Es werden alle, beim Kongress erfassten Zusatzfelder angezeigt (an dieser Stelle können keine neuen Zusatzfelder erfasst werden.
Deren Erfassung lesen Sie bitte im Kapitel 4.1.4 Weitere Kongressbearbeitung nach.

Die zusätzlichen Felder werden für jeden Teilnehmer einzeln erfasst. Zwischen den Personen kann mit der Tab-Taste auf der Tastatur gewechselt werden oder links die gewünschten Personen direkt anwählen.

4.4.6. Teilnehmerbuchung Register Infos

Sie haben hier die Möglichkeit interne und externe Notizen, Unterkunfts- und Teilnehmer-Infos, sowie die Ankunfts- und Abfahrtsdaten zu hinterlegen.
Wichtig: Die Memos beziehen sich auf die Hauptadresse, bzw. den Hauptteilnehmer.

1. Memo Extern
Diese Notizen sind für den Teilnehmer ersichtlich. Es können insgesamt 5 Notizblätter angelegt werden.

Um eine Memo zu hinterlegen, klicken Sie einfach in das entsprechende Feld.

Der Text ist formatierbar. Die Eingabe wird beim Verlassen des Feldes automatisch gespeichert.

Um einen Eintrag zu ändern oder löschen, muss das Bearbeitungsfenster aktiviert werden (Mausklick ins Feld). Danach kann der Text ganz einfach bearbeitet bzw. den markierten Text mit «Delete» gelöscht werden.

2. Memo Intern
Die hier hinterlegten Vermerke sind nur intern zu sehen. Es stehen Ihnen ebenfalls 5 Felder zur Verfügung.
Die Erfassung der internen Memos entspricht der Vorgehensweise bei den externen Memos.

3. Info zu Ankunft und Abreise

Reisen die Gäste mit dem Flugzeug an und Sie oder das Hotel bieten einen Transfer an, können hier die Angaben zu Ankunft und Abreise des Teilnehmers eingegeben werden.

Bitte beachten Sie, dass sich diese Angaben auf den Hauptteilnehmer beziehen.

Diese Angaben können auf Auswertungen und/oder Reports ausgegeben werden. So gewährleisten Sie, dass angegebenen Informationen kommuniziert werden.

4. Unterkunft Info
Spezielle Infos zur Unterkunft, die sich allgemein auf die ganze Buchung beziehen, erfassen Sie in diesem Feld. Auch Dieser Text kann auf Auswertungen ausgegeben werden.
Bitte beachten Sie, dass dieser Text nicht formatiert werden kann (GROSS- / klein-Schreibung möglich).

5. Teilnehmer Info
Dieses Infofeld ist für spezielle Angaben zur gesamten Buchung, es bezieht sich also auf den Hauptteilnehmer. Bei der Online-Buchung werden die Informationen des Teilnehmers aus dem Feld «Ihre Mitteilung» hier gespeichert.
Bitte beachten Sie, dass dieser Text nicht formatiert werden kann (GROSS- / klein-Schreibung möglich).

4.4.7. Teilnehmerbuchung Register Zusammenfassung

In der «Zusammenfassung» finden Sie, übersichtlich dargestellt, die gebuchten Leistungen. Mit «Speichern» werden die Daten beim Kongress hinterlegt.

4.4.8. Übersicht Teilnehmer

Haben Sie die vorherigen Punkte des Kapitels 4.4 Teilnehmer manuell im Client buchen durchgearbeitet, so erscheint der erfasste Teilnehmer in übersichtlicher Darstellung in der Hauptansicht «Kongress / Register Teilnehmer» (linkes Feld «Teilnehmer»). Allenfalls ist eine Aktualisierung der Ansicht notwendig. Dazu drücken Sie die Schaltfläche , oben links der Teilnehmer-Auflistung

Die farbliche Markierung erfolgt nach dem Status (Bestätigung Reservation, bezahlt, annulliert etc.). Klickt man einen Teilnehmer mit der rechten Maustaste an, kann der Status manuell geändert werden (lesen Sie dazu das Kapitel 4.4.9 Ändern und bearbeiten einer bestehenden Buchung).

1 Teilnehmerübersicht
Im Teilnehmer-Übersichtsfeld werden (ohne Nutzung eines Filters oder der Suchfunktion) alle Buchungen angezeigt, ausser sie sind annulliert. Die farbliche Markierung erfolgt aufgrund der Buchungsstatus. Die Auflistung der annullierten Buchungen ist nur mit dem Filter «Status» möglich.

a. Anzeige der Spalten

Bestimmen Sie selber, welche Spalten in der Übersicht angezeigt werden. Rufen Sie dazu die Auswahl Liste der möglichen Spalten über das Dropdown-Menü / Spalten auf und wählen Sie die gewünschten Spalten an bzw. ab.

Das Ergebnis wird sogleich angezeigt.

b. Suchmöglichkeiten
Um nach einem bestimmten Teilnehmer zu suchen, tragen Sie den zu suchenden Namen (oder anderen Eintrag) in die entsprechende Spalte ein. Die Suche erfolgt sogleich.

Prinzipiell erfolgt die Suche nur für den Hauptteilnehmer. Einzige Ausnahme hierbei sind die beiden Felder Vor- und Nachname. Bei denen wird auch nach Begleitpersonen gesucht, wobei es unerheblich ist, in welchem der beiden Felder der Name einer Begleitperson eingetragen wird, da bei diesen nicht nach Vorname und Nachname unterschieden wird.

Ist das Häkchen für die Rechnungsadresse gesetzt, wird für die 5 Felder Firma 1 und 2, Vorname, Nachname und Strasse auch in evtl. vorhandenen Rechnungsadressen gesucht.

Alle Suchkriterien sind «Und-Verknüpfungen». Das heisst, je mehr Suchkriterien angegeben werden, desto weiter wird das Ergebnis eingeschränkt. Sollte eine Suche keine Treffer liefern, überprüfen Sie bitte in erster Linie die Suchkriterien.

c. Filtermöglichkeiten

Die Teilnehmer können nach Buchstaben gefiltert werden. Dazu stehen Ihnen die Schaltflächen «123» und «A» – «Z» am linken Rand zur Verfügung.
Treffen Sie dazu vorgängig die Wahl, worauf sich die Filterung beziehen soll: Firma1, Firma2, Vor- oder Nachname. Diese Wahl nehmen Sie über die Schaltfläche vor:

Anschliessend drücken Sie die Schaltfläche mit dem zu suchenden Buchstaben. Sogleich wird das Resultat angezeigt.

Zudem können die Buchungen über die einzelnen Buchungsstatus gefiltert werden.

Hinterlegen Sie im Feld «Status» den gewünschten Status über das Dropdown-Menü.

Sogleich werden nur noch die Buchungen angezeigt, die den gewählten Status aufweisen.

Eine weitere Filterung kann über die Kriterien erfolgen. Auch hier wählen Sie einfach das gewünschte Kriterium aus und sogleich werden nur noch die Buchungen angezeigt, bei denen das Kriterium ausgewählt wurden.

All diese Filterungen lösen Sie auf, indem Sie die Schaltfläche drücken. Sogleich werden wieder alle Anmeldungen angezeigt.

2 Historie mit Buchungs-, Rechnungs- und Stornonummern, sowie Preise, Druckinformationen und Zahlungsfunktion

Durch eine Änderung bei der Teilnehmerbuchung wird der ursprüngliche Beleg storniert und ein neuer Beleg erstellt. Dies ist im Bereich der Buchungshistorie (2) ersichtlich:

Im folgenden Beispiel einer Historie sehen Sie, dass drei Belege (B-Nr. 22, 23 und 32) durch eine Änderung storniert wurden und der neue Beleg (B-Nr. 33) aktiv ist.

Der Name des Bearbeiters einer Buchung wird als Tooltip angezeigt, wenn man mit dem Mauszeiger auf das Erstellungsdatum zeigt.

Das Datum bei «Gedruckt Am» wird angezeigt, sobald eine Bestätigung auf einem Drucker ausgegeben wird. Es wird weder die Vorschau noch Word oder Excel beachtet. Es muss sich um einen Druck handeln, dies kann auch ein PDF-Drucker sein. Erst dann wird das Datum gesetzt.

Das $-Symbol rechts des aktuellen Beleges verfügt über Zahlungsfunktionen zur Verarbeitung und Kontrolle, die derzeit jedoch noch im Aufbau sind. Künftig wird Ihnen eine minimale Debitorenkontrolle zur Verfügung stehen.

Dabei ist das Symbol, je nach Status der Zahlung, Gelb, Grün, Rot oder Schwarz:

• Grün
  keine offenen Posten

• Rot
  Kunde hat Guthaben

• Schwarz
  Gesamtbetrag ist noch zu zahlen

• Gelb
  Teilbetrag ist noch zu zahlen

3 Buchungsdetails
Bei den Buchungsdetails erhalten Sie eine Übersicht aller Angaben und Buchungen. Hier können keine Änderungen vorgenommen werden.

Im Register «EMail» sehen Sie im oberen Bereich die Auflistung aller versendeten Mails. In der Spalte «Benutzer» wird angezeigt, wer die E-Mail verschickt hat. Dabei steht «Online» für die Anmeldung über den Buchungslink.
In der hintersten Spalte sehen Sie, ob die Mail erfolgreich versendet wurde (Haken gesetzt). Bitte beachten Sie, dass der Empfang beim Kunden aus technischen Gründen nicht geprüft werden kann.

Mit einem rechten Mausklick auf eine versendete Mail kann diese E-Mail ganz einfach noch einmal versendet werden. Hierbei können keine Änderungen vorgenommen werden.

Im unteren Bereich des Registers «EMail» sehen Sie die Details der Mail. Anhänge können durch Anklicken geöffnet werden.

3.a. Interne Notizen

Die internen Memos zur Buchung werden nur im Unterregister «Buchung» angezeigt.

Im Gegensatz zu den anderen Angaben der Buchungsdetails, können Sie Memos gleich hier erfassen oder ändern, ohne die Buchung zu öffnen. Dazu stehen Ihnen 5 Memos zur Verfügung.

Wenn Sie klicken, öffnet sich das Formatierungsfenster:

Die Änderungen müssen mit OK gespeichert werden.

4.4.9. Ändern und Bearbeiten einer bestehenden Buchung

Wenn Sie bei einer Buchung Änderungen vornehmen möchten, rufen Sie die Buchung mittels Doppelklick aus der Auflistung auf. Im Bearbeitungsfenster «Teilnehmer Buchung» nehmen die gewünschten Anpassungen vor und speichern Ihre Eingaben im letzten Register «Zusammenfassung» (die einzelnen Schritte gestalten sich wie bei der manuellen Teilnehmerbuchung Kapitel 4.4 Teilnehmer manuell im Client buchen).

Buchungsstatus ändern bzw. festlegen
Meldet sich ein Teilnehmer online bei einer Veranstaltung an oder wird ein Teilnehmer manuell eingebucht, erhält dieser den Status «Reserviert» bzw. «Validiert».

Durch die Buchungsstatus haben Sie die Möglichkeit die Anmeldung weiterzuverarbeiten. Dazu stehen globale und kongressspezifische Status zur Verfügung. Wie ein globaler Status erfasst wird, lesen Sie bitte im Kapitel 4.A.5. Buchungsstatus nach, im Kapitel 4.4.10 Weitere Einstellungen werden die kongressbezogenen Status beschrieben.

Um den Status der Anmeldung zu wechseln, gehen Sie wie folgt vor:

1. Buchungen markieren:
   Wählen Sie in der Übersicht den entsprechenden Teilnehmer aus und selektieren Sie diesen. Es können auch mehrere Buchungen gleichzeitig ausgewählt werden (mit Shift bzw. Ctrl), oder alle in einem Schritt, wenn Sie das Kontrollkästchen oben links neben den Spaltenbeschriftungen anhaken.
   Sobald mehrere Buchungen markiert werden, erscheinen vor den einzelnen Buchungen ebenfalls Kontrollkästchen. Diese können nun einfach angehakt werden.
   Rechts unter der Übersicht sehen Sie jeweils die Informationen der Auswahl.

2. Status ändern
   Drücken Sie die rechte Maustaste beim ausgewählten Teilnehmer und wählen Sie über «Status» den gewünschten Status.

Ist bei einem Status die «Serienbriefausgabe» hinterlegt, erscheint das Fenster «Berichtausgabe»:

Bericht:
Wählen Sie den gewünschten Report aus, sollte er nicht bereits hinterlegt sein. Es besteht jedoch auch die Möglichkeit eine Mail ohne Anhang zu senden. Wählen Sie dafür «Kein Bericht» aus.

Ausgabe auf:
Hier wählen Sie das Format für die Ausgabe aus (Word, Excel, Mail etc.).

Vorschau:
Bevor die Ausgabe gestartet wird, können Sie den Bericht überprüfen. Dies erfolgt immer im PDF-Format.

Ausgabe:
Das Mailfenster, indem die Sendedetails ersichtlich sind, öffnet sich.
(Bitte sehen Sie die Infos dazu im folgenden Absatz)

Abbrechen:
Der Vorgang wird ohne Aktion beendet (der Status wird trotzdem geändert!)

Sendedetails zur EMail Ausgabe

Von:
Dies ist die beim Kongress hinterlegte Betreuer Mail Adresse. Sie kann hier nicht überschrieben werden.

An:
Die beim Teilnehmer hinterlegte Adresse ist automatisch hinterlegt und kann nicht geändert werden.

Mit der Schaltfläche haben Sie die Möglichkeit die Empfängeradresse zu kontrollieren. Sind mehrere Teilnehmer ausgewählt, werden hier alle aufgeführt. 

CC:
Auf Wunsch können Sie hier eine Mail-Adresse eingeben, die diese Nachricht als Kopie erhalten soll.

BCC:
Geben Sie hier eine Mail-Adresse ein, die diese Nachricht als Blind-Kopie erhalten soll, sofern dies gewünscht ist.

Betreff:
Dieser Betreff wurde beim Erfassen des Buchungsstatus hinterlegt, kann aber editiert werden.

Anhang:
Automatisch wird der definierte Report angehängt, welcher nicht entfernt werden kann. Optional können jedoch noch weitere Anhänge hinzugefügt werden.

Dafür drücken Sie die Schaltfläche.

Bitte beachten Sie, dass die optional angehängten Dokumente ebenfalls nicht gelöscht werden können. Die Ausgabe kann dann jedoch abgebrochen werden

Text:
Der beim Mailtext vordefinierte Text kann hier gegebenenfalls einmalig abgeändert (personalisiert) werden.
Der dazugehörende Mailtext wird im Buchungsstatus hinterlegt. Lesen Sie dazu bitte die Kapitel 4.A.5. Buchungsstatus bzw. 4.4.10 Weitere Einstellungen.

Ausgabe

Über die Ausgabe können Sie auf einfache Art einem oder mehreren Teilnehmern gleichzeitig eine Mail, mit oder ohne Anhang, senden.

Markieren Sie dafür den bzw. die gewünschten Teilnehmer und rufen mit der rechten Maustaste das Kontextmenü auf. Wählen Sie nun über «Ausgabe» die entsprechende Aktion.

Persönlicher Buchungslink

Es besteht die Möglichkeit den Teilnehmern über «Buchungslink» (aufrufbar über den rechten Mausklick beim ausgewählten Teilnehmer) einen persönlichen Buchungslink zu senden oder die Webseite direkt aufzurufen.

Dafür muss für den Teilnehmer eine Buchung erstellt worden sein, dies auch ohne Veranstaltungs- und Hotelauswahl möglich ist.

Mit dem persönlichen Link sind die –im Backend – erfassten Daten bereits hinterlegt. Je nach Einstellungen im WebForm Wizard können sie nicht geändert werden; die Felder sind grau hinterlegt und inaktiv.

Erhält ein Teilnehmer den Link für eine persönliche Buchung, kann er nun in den Registern Event und Unterkunft seine Buchungen vornehmen.

Die Adresse ist vorabgefüllt und kommt ebenfalls aus der Ersterfassung.

Zudem können für die Änderung und Stornierung in persönlichen Links Bestätigungsmails hinterlegt werden. Lesen Sie dazu die Kapitel 4.A.8. Änderungsvorlage bearbeiten und 4.A.9. Stornierungsvorlage bearbeiten.

Buchung annullieren / Stornierte Buchung reaktivieren

Meldet sich ein Teilnehmer ab, kann die entsprechende Buchung einfach annulliert werden. Klicken Sie die Buchung mit der rechten Maustaste an und wählen «Stornieren»:

Die folgende Sicherheitsabfrage erscheint, die mit «Ja» bestätigt oder mit «Nein» abgebrochen werden muss.

Ja: die komplette Buchung wird gelöscht und die Berichtsausgabe öffnet sich, wenn beim Buchungsstatus «Annulliert» die Ausgabe aktiviert ist.

Bitte beachten Sie, dass die Kontingente der Veranstaltungen und Hotels wieder freigegeben werden.

Nein: das Fenster schliesst sich, ohne dass die Buchung storniert wird.

• Stornierte Buchung reaktivieren

Ein annullierter Teilnehmer kann wieder reaktiviert werden. Filtern Sie dazu alle Teilnehmer nach Status «Annulliert», wie im Bild.

Nun sehen Sie alle annullierten Teilnehmer. Machen Sie einen Rechtsklick auf den gewünschten Teilnehmer und klicken Sie «Reaktivieren»

Wichtig zu wissen: Bei der reaktivierten Buchung wird eine neue Teilnehmernummer vergeben.

Folgende Eingaben werden wieder übernommen:

• zusätzliche Personen

• allenfalls abweichende Rechnungsadresse

• Einstellungen über Kreditkartenablaufdatum

• Sprache

• Korrespondenz- und Zahlungsart

• Delegation

Jedoch sind sämtliche Buchungen bei Veranstaltung / Unterkunft / Zusatzfelder weg und müssen neu erfasst werden. Dies kommt daher, dass zum Beispiel das einst gebuchte Hotel keine Kontingente mehr hat und somit das Zimmer nicht mehr zur Verfügung steht.

4.4.10. Weitere Einstellungen

Teilnehmerimport

Über den Teilnehmerimport kann ein Adressstamm aufgrund einer Excelliste in den Kongress (und somit auch ins System) importiert werden.

Quelle:

über die Schaltfläche wählen Sie die Datei von Ihrem Arbeitsplatz aus (Windows-Explorer).

Vorlage: Importieren Sie regelmässig Adressen, kann für den Import eine Vorlage gespeichert werden, die hier hinterlegt werden kann.

Einstellungen:

Jede Adresse Ihrer Liste weist nach dem Import eine separate Buchung auf.

Weisen Sie die Adressfelder entsprechend zu der Importdatei zu.

Sind in der Importdatei für Anrede andere Einträge erfasst als in den Stammdaten, ist es nötig die Einträge zuzuweisen.

Das Mapping erfolgt mit der Schaltfläche

Zudem muss unter «Buchung» der Import-Schlüssel, der für jeden Eintrag eindeutig sein muss, angegeben werden

Auch können erfasste Zusatzfelder mit dem Import befüllt werden. Weisen Sie auch hier den entsprechenden Eintrag zu.

Mit «Zurück» können Sie jederzeit zum vorhergehenden Schritt zurück, um Anpassungen vorzunehmen.

Im dritten Register erfolgt die Definitionen für Buchungsstatus.

Zudem kann eine Delegation hinterlegt (oder neu erstellt) werden.

Die Sprache wird einmal bestimmt und wird für alle Buchungen des gesamten Imports übernommen.

Sollen Teilnehmer mit verschiedenen Sprachen importiert werden, empfehlen wir Ihnen, einzelne Importe, bezogen auf die Sprache, vorzunehmen.

Im letzten Register «Import» klicken Sie auf Import und erhalten nach fehlerfreiem Ablauf eine ähnliche Ansicht:

Die importierten Teilnehmer sind sogleich in der Übersicht zu finden und können nun weiterbearbeitet werden.

Bei der Auswahl «Import erfolgt in eine einzelne Buchung» haben Sie zwei Möglichkeiten:

• Eine neue Buchung anlegen

• Eine bestehende Buchung aktualisieren

Export

Über die Schaltfläche «Export» erstellen Sie Teilnehmerlisten. Die Vorgehensweise lesen Sie bitte im Kapitel 7.2 Export alle Teilnehmer nach.

Hier haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, den Export für «ausgewählte Teilnehmer» durchzuführen. Es werden also nicht alle Teilnehmer automatisch exportiert, sondern nur die zuvor markierten.

Ebenfalls können Teilnehmerfotos exportiert werden. Bitte lesen Sie dazu das Kapitel 7.3 Teilnehmerfotos exportieren.

Kongressspezifische Buchungsstatus

Einen, zu den Stammdaten abweichenden, Buchungsstatus erfassen Sie im Kongresse (Unterregister Teilnehmer) über die Schaltfläche im Ribbon.

Die Erfassung entspricht genau der bei den Buchungsstatus in den Stammdaten. Lesen Sie dazu bitte das Kapitel 4.A.5. Buchungsstatus.