4.1. Maske für die Kongresserfassung

Die Ansicht «Kongress» zeigt Ihnen eine übersichtliche Maske für die Erfassung eines neuen Kongresses oder deren Bearbeitung.
Diese Ansicht besteht aus den 5 Teilansichten (Unterregister) «Kongress», «Veranstaltung», «Kontingente», «Teilnehmer» und «Eventzugang».

Wichtig: für die Erfassung eines Events, die Hinterlegung von Unterkünften oder die Zuweisung eines Teilnehmers, muss vorgängig zwingend ein Kongress erfasst worden sein.

Open

1. Ribbon mit verschiedenen Funktionen zur Erstellung eines Kongresses

2. Allgemeine Eingaben zum Kongress

3. Übersicht der Unterkünfte

Sie haben zwei Möglichkeiten einen Kongress zu erstellen:

a. Einen Kongress komplett neu erstellen (Kapitel 4.1.1 Kongress neu erstellen).

b. Einen bestehenden Kongress kopieren und den neuen Gegebenheiten anzupassen (Kapitel 4.1.3 Kongress kopieren).

4.1.1. Kongress neu erstellen

Open

Um einen neuen Kongress zu erfassen, wählen Sie in der Ansicht «Kongress» im Ribbon die Schaltfläche «Neu».
Die Eingabe ist aktiviert und das aktuelle Datum wird automatisch gesetzt. Dies kann nun dem Kongress entsprechend angepasst werden.

Sprachauswahl:

Bestimmen Sie zuerst, welche Sprachen für den Kongress verwendet werden sollen (Mehrfachauswahl möglich). Aufgrund dieser Auswahl werden die Text-Beschreibungen aktiv. Als Standard ist Deutsch ausgewählt:

Achtung: Die Auswahl der Sprache ist derzeit nachträglich nicht mehr veränderbar.

Nr.
Die Anlass-Nr. wird automatisch generiert, kann aber auch manuell gesetzt werden.

Titel:
Hinterlegen Sie hier den Namen des zu erfassenden Kongresses (Bsp.: Entwicklungskonferenz (Hotel und VA)).

Beschreibung Kurz:
Geben Sie eine kurze Beschreibung in allen aktivierten Sprachen an. Diese Beschreibung wird zwingend benötigt und dient für die Implementierung ins Internet.

Beispiel 1: Nur Deutsch

Beispiel 2: Deutsch, Französisch und Englisch

Die Texte müssen in allen gesetzten Sprachen eingeben werden!

Kongress von / bis:
Legen Sie den Zeitraum der Durchführung fest. Geben Sie dafür die korrekten Daten ein. Möglich sind mehrtätige (Bsp. 6. – 10. August 201x) oder eintägige (Bsp. 6.-6. August 201x) Kongresse.

Das Datum «Kongress bis» steuert die Sichtbarkeit Ihrer Kongresse auf der Startseite. Der Kongress ist an diesem Datum noch aufgelistet und «verschwindet» am darauffolgenden Tag.

Hotelkontingent von / bis:
Geben Sie an, ab und bis welchem Datum Kontingente für die Unterkünfte hinterlegt werden können (für die manuellen Buchungen im Client).

Dieses Datum kann sich vom Kongressdatum unterscheiden, wenn beispielsweise der An bzw. Abreisetag vor / nach Kongressbeginn / ende auch zur Verfügung stehen sollen.

Web-Hotelkontingent von/bis:
Hier hinterlegen Sie, für welchen Zeitraum der Teilnehmer eine Unterkunft online buchen kann.

Web-Kongressablaufdatum:
Mit diesem Datum wir die Verfügbarkeit der Online-Buchungen bestimmt. Über den Link kann demnach an diesem Datum noch bis 23:59 Uhr gebucht werden. Die Inaktivität tritt um 0:00 Uhr (also am Folgetag) in Kraft.

Erfolgskonto Unterkunft:
Das Erfolgskonto geben Sie für die Buchhaltung an.

Kongress Typ:
Der Kongress kann mittels Typ näher definiert werden. Über das Dropdown stehen die folgenden Einträge zur Verfügung:

Betreuer Name:
Hinterlegen Sie über das Dropdown-Menü den Betreuer des Kongresses oder erfassen Sie den Betreuer manuell.

Betreuer Mail / Betreuer Telefon / Betreuer Fax:
Die Felder Mail, Telefon und allenfalls Fax werden automatisch abgefüllt. Diese Angaben kommen aus der Datenbank und entsprechen Ihren Angaben.

Wichtig: Im Programm kann eingestellt werden, dass die hier hinterlegte Mailadresse als Absender-Mailadresse in den Mail-Ausgaben dient und somit angezeigt wird. Kontaktieren Sie hierfür bitte ONAX AG – it solutions.

Die Pflichtfelder Titel, Beschreibung kurz, Erfolgskonto Unterkunft, Betreuer Name und Betreuer Mail müssen ausgefüllt werden, damit man den Kongress abspeichern kann. Ansonsten wird diese Meldung angezeigt und der Kongress wird nicht gespeichert, deswegen gibt es hier im Beispiel auch noch keine Nummer.

Kurs

Hier können Sie die Währungs-Kurse hinterlegen.

Gehen Sie wie folgt vor, um einen Kurs zu ändern:

Mit einem Doppelklick auf die entsprechende Währung öffnen Sie das folgende Fenster:

Die Informationen in den Feldern «Kurs Standard» und «Kurs Aktuell» stammen aus Verknüpfungen mit dem Internet und können nicht verändert werden. Sie können lediglich für diesen Kongress einen anderen Kurs bestimmen (Feld «Kurs Kongress»).

WebLinks

Hier werden die Buchungslinks, nach deren Erstellung, aufgeführt.

Wie ein Buchungslink erstellt oder bearbeitet wird, lesen Sie bitte im separaten Handbuch «WebForm Wizard» nach.

Nachdem ein Link erstellt wurde, kann über diese Schaltfläche

• der Weblink angepasst / geändert werden. Wie ein WebFormular erstellt wird, lesen Sie bitte im separaten Handbuch «WebForm Wizard» nach.

• das automatisch generierte Bestätigungsmail bei einer Anmeldung erfasst werden. Wenn Sie diese Mail bereits in den Stammdaten (Kapitel 4.A.7. Bestätigungsvorlage bearbeiten) vorerfasst haben, kann es hier kongressspezifisch bearbeitet werden.

• das Mail, das bei einer Änderung über den persönlichen Link versendet wird, erfasst werden. Wenn Sie diese Mail bereits in den Stammdaten (Kapitel 4.A.8. Änderungsvorlage bearbeiten) vorerfasst haben, kann es hier kongressspezifisch bearbeitet werden.

• das Mail, das bei einer Stornierung über den persönlichen Link versendet wird, erfasst werden. Wenn Sie diese Mail bereits in den Stammdaten (Kapitel 4.A.9. Stornierungsvorlage bearbeiten) vorerfasst haben, kann es hier kongressspezifisch bearbeitet werden.

• das Mail, das bei einer Abmeldung aller Teilnehmer über den persönlichen Link versendet wird, erfasst werden. Bitte beachten Sie, dass es sich hierbei um einen Spezialfall handelt.

• das Webformular gelöscht werden.

Bitte beachten Sie, dass dieser Vorgang nicht rückgängig gemacht werden kann. Folgende Meldung erscheint:

Memo Intern

Sie haben die Möglichkeit fünf verschiedene Notizen zu hinterlegen. Diese Memos sind für den internen Gebrauch bestimmt und werden dem Teilnehmer nicht angezeigt. Zwischen den einzelnen Memos blättern Sie, indem Sie die jeweilige «Blattzahl» anklicken.

Merkmale Teilnehmer

Diese Merkmale sind Buchungsinformationen und dienen Ihnen dazu, um die Teilnehmer zu gruppieren. Bsp. Teilnehmer, Sponsor, Referent, Leistungsträger, etc. Zudem dienen Ihnen die Merkmale für die Selektion und die Suche.

Das Programm unterteilt die Merkmale: solche, die nur für diesen Kongress oder global zur Verfügung stehen.

a. Merkmale Teilnehmer erfassen
Teilnehmer Merkmale, die häufig genutzt werden und somit auch für andere Kongresse zur Verfügung stehen sollen. Deren Erfassung lesen Sie bitte im Kapitel 4.A.1. Teilnehmer Merkmale nach.

Kongressspezifische Merkmale, die nur für den aktuellen Kongress gültig sind.
Klicken Sie für ein neues Merkmal mit der rechten Maustaste in das Feld «Merkmale Teilnehmer» oder öffnen Sie ein Bestehendes für deren Bearbeitung mit einem Doppelklick. Das folgende Bearbeitungsfenster öffnet sich:

Hinterlegen Sie die Beschreibung in allen, beim Kongress erfassten, Sprachen.

Aktiv: Durch Setzen des Häkchens bestimmen Sie, ob das Merkmal generell verfügbar ist.

Online: Hier bestimmen Sie, ob das Merkmal online, also im Buchungslink, verfügbar ist.

Das neue, kongressbezogene Merkmal erscheint nun unter “Merkmale Teilnehmer” unter der Rubrik “Kongress” oder “Inaktiv” wenn das Merkmal auf inaktiv gesetzt ist.

b. Globale Teilnehmer Merkmale zuteilen

Ein globales Merkmal wird dem Kongress hinzugefügt, die Merkmale mit dem Dropdown-Menü aufgerufen und die gewünschten Einträge markiert werden.



c. Merkmale auf dem Kongress löschen

Um ein Merkmal auf dem Kongress zu löschen, klicken sie auf das Löschen Symbol. Bitte beachten Sie, dass Merkmale, die bereits einmal verwendet wurden, nicht gelöscht werden können.

Merkmale Unterkunft

Die über den Button Merkmale und “Merkmale Unterkunft” erfassten Merkmale werden NUR auf dem jeweiligen Kongress verwendet.

Merkmale die regelmässig verwendet werden, sollten unter den Stammdaten 4.A.5. Merkmale Unterkunft erfasst werden.

Diese Merkmale können also sehr spezifisch für einen bestimmten Kongress erstellt werden. Klicken Sie dazu auf “Neu” und erfassen Sie die Merkmale in den verschiedenen Sprachen.

Merkmale der Unterkunft zuteilen unter Kontingente auf dem jeweiligen Kongress

Damit der Teilnehmer auf dem Weblink filtern kann, müssen nun die für den Kongress erfassten bzw. verfügbaren Merkmale den Unterkünften zu gewiesen werden.

Mit Doppelklick auf der Unterkunft öffnet sich das folgende Fenster:

Im Bereich Merkmale können das/die gewünschten Merkmal(e) pro Unterkunft ausgewählt werden.

Option
Optionen sind Zusatzleistungen zu Kongressen, die kostenpflichtig sind und welche vom Teilnehmer bestellt werden können.

a. Neue Option erfassen
Wichtig: Bevor Optionen erstellt werden können, muss ein Kongress erfasst worden sein.

1. Wählen Sie die Schaltfläche «Option» im Ribbon oder klicken Sie mit der rechten Maustaste ins Feld «Optionen» / «Option neu». Sie erhalten folgende Ansicht:
   
   

2. Legen Sie im ersten Feld einen Options-Typ, der die Berechnung definiert, aus der folgenden Listung fest:

   • Benutzerdefiniert: diese Option können Sie individuell zuteilen.

   • Einmalig für den Kongress: diese Option wird einmalig für den Kongress erhoben (pro Buchung).

   • Je Teilnehmer für den Kongress: diese Option wird je Teilnehmer und Kongress verrechnet.

3. Geben Sie eine kurze und eine lange Beschreibung für die neue Option an. Dies müssen Sie zwingend in allen Sprachen, die Sie beim Kongress erfasst haben, hinterlegen.

4. Definieren Sie das Erfolgskonto und wählen Sie den Mehrwertsteuersatz aus.

5. Setzen Sie ein Häkchen im Feld «Aktiv», wenn die Option bei der Buchung zur Verfügung stehen soll.

6. Mit «Einlösung» steuern Sie, ob die Bezahlung der Option vor Ort erfolgt.

7. Speichern Sie diese Option mit «OK». Sie erscheint nun in der Optionen-Box auf der Kongress-Übersichtsseite

   
   
   

b. Option Preis hinterlegen

Nutzen Sie die Schaltfläche «Optionspreis» im Ribbon, um einen neuen Preis einer Option zu hinterlegen.

Alternativ klicken Sie mit der rechten Maustaste ins Feld «Option Preis» und wählen «Preis Neu». Das folgende Bearbeitungsfenster öffnet sich:

Wählen Sie bei «Vorlage» die gewünschte Preisbeschreibung aus. Diese Beschreibung kommt aus den Stammdaten. Wie diese ergänzt oder angepasst werden, lesen Sie bitte im Kapitel 4.A.3. Preisbeschreibung nach.

Erstellen Sie eine einmalige Beschreibung, wenn keine der hinterlegten den Anforderungen entspricht. Hinterlegen Sie dazu einfach die Beschreibung in allen Sprachen.

Bestimmen Sie die Währung und erfassen den Preis der Option.
Die Eingaben speichern Sie mit «OK».

4.1.2. Kongress suchen

Um einen bereits erfassten Kongress zu suchen, gehen Sie wie folgt vor:

Wählen Sie die Ansicht «Kongress» und drücken die Schaltfläche «Suchen» im Ribbon. Das folgende Suchfenster mit der Übersicht aller laufenden Kongresse öffnet sich:

Sie können nun nach der Kongress-Nummer, Namen oder nach dem Betreuer suchen.

Bitte beachten Sie, dass abgelaufene Kongresse erst aufgelistet werden, wenn der Haken gesetzt wird.

Die Sortierung kann in allen Spalten auf oder absteigend erfolgen. Wo und wie die Sortierung gesetzt ist, sehen Sie anhand dem Dreieck-Zeichen neben dem Spaltentitel

Haben Sie den gewünschten Kongress gefunden, rufen Sie ihn mit einem Doppelklick auf (alternativ: Kongress markieren und mit «OK» bestätigen). Der Kongress ist nun in der Maske aktiv. In der rechten oberen Ecke ist für Sie jederzeit ersichtlich, bei welchem Kongress Sie sich befinden:

4.1.3. Kongress kopieren

Bestehende Kongresse können kopiert und den neuen Gegebenheiten angepasst werden. So ersparen Sie sich die Erfassung, wenn ein Kongress zu einem späteren Zeitpunkt erneut stattfindet.

Rufen Sie den zu kopierenden Kongress auf (allenfalls mit der Suchfunktion, sehen Sie dazu Kapitel 4.1.2 Kongress suchen). Nutzen Sie im Ribbon die Schaltfläche «Kopieren». Das folgende Fenster öffnet sich:

Kongress:
Die Nummer wird, wenn nicht manuell gesetzt, automatisch vergeben. Erfassen Sie den Titel und das Durchführungsdatum.

Folgende Elemente kopieren:
Bestimmten Sie, welche Elemente des bestehenden Kongresses übernommen werden sollen, und entfernen Sie den Haken all derer, die nicht mitkopiert werden sollen.

Kongress-Sprache:
Legen Sie die Sprachen fest, in denen der Kongress geführt wird

Speichern Sie Ihre Einstellungen mit «OK». Der neue Kongress ist sogleich aktiv geöffnet.

4.1.4. Kongress löschen

Ein Kongress kann mit dieser Schaltfläche gelöscht werden, wenn noch keinerlei Buchungen getätigt wurden.

Dies ist beispielsweise dann von Nutzen, wenn bei einem erfassten Kongress eine Sprache fehlt und der Kongress daher neu angelegt werden muss.

Da dieser Vorgang nicht rückgängig gemacht werden kann, müssen Sie dies bestätigen:

«Nein» bricht die Stornierung ohne Aktion ab.

Kann der Kongress nicht gelöscht werden, weil beispielsweise eine stornierte Buchung enthalten ist, wird dies mit der nebenstehenden Meldung signalisiert.

4.1.5. Weitere Kongressbearbeitung

Ergänzen Sie Ihren Kongress mit weiteren Abfragen und Angaben.

Zusatzfelder
Mit den Zusatzfeldern können weitere Informationen zu den Teilnehmern abgefragt werden. Sie können für den Hauptteilnehmer und/oder die Begleitpersonen erstellt werden und sogar auf einzelne Events und gar Optionen bezogen werden. Diese Einstellung hinterlegen Sie im Web Form Wizard (die Einstellungsmöglichkeiten sind im separaten Handbuch Web Form Wizard Kapitel EVENTS / 5. Zusatzfelder beschrieben).

Über die Schaltfläche «Zusatzfelder» im Ribbon rufen Sie das entsprechende Bearbeitungsfenster auf.

Bereits erfasste Zusatzfelder können Sie mit einem Doppelklick auf den entsprechenden Eintrag bearbeiten und über die Sortierschaltflächen (Pfeile unten links) wird die Reihenfolge der Einträge bestimmt.

Neue Einträge erfassen Sie, indem Sie die Schaltfläche «Neu» anklicken. Daraufhin öffnet sich das Bearbeitungsfenster für die Einträge.

Als erstes wählen Sie den entsprechenden Feldtyp aus. Dabei stehen Ihnen 6 verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, um Abfragen zu hinterlegen.

Bitte beachten Sie:
1. Der Feldtyp kann nicht mehr geändert werden, nachdem das Zusatzfeld angelegt wurde.
2. Ein Zusatzfeld kann nur gelöscht werden, wenn es nicht auf dem Buchungslink verwendet wird und noch nicht gebucht wurde.

beim erfassen:

bei der manuellen Teilnehmer-Buchung

Textfeld 1: Über ein einfaches Textfeld kann ein beliebiger, freier Text von einem Teilnehmer abgefragt werden.

Datumsfeld 2: Mit einem Datumsfeld wird ein Datum hinterlegt. Das Datum kann über eine Kalenderfunktion oder manuell erfasst werden.

Zeitfeld 3: Mit einem Zeitfeld wir eine bestimmte Uhrzeit abgefragt. Diese ist mit einer Zeitauswahl über 24 Stunden hinterlegt oder kann manuell eingegeben werden.

Auswahlfeld 4: Hierbei handelt es sich um ein einzelnes Feld, welches mit einem Haken markiert werden kann (im Sinne von: «trifft zu» wenn gesetzt).

Auswahlbox 5: Mit einem Auswahlfeld geben Sie dem Teilnehmer die Möglichkeit eine Antwort aus mehreren vordefinierten Möglichkeiten auszuwählen. Diese werden in einem Dropdown-Menü aufgelistet. Welche das sind, legen Sie dabei im unteren Teil dieses Bearbeitungsfensters selber fest.

Mehrfachauswahl 6: Mit der Mehrfachauswahl geben Sie dem Teilnehmer die Möglichkeit vorgegebene Werte auszuwählen. Dafür stehen 2 Varianten zur Verfügung:

6b: Für den Auswahlknopf erstellen Sie die Einträge ebenfalls selber. Aus diesen Vorgaben kann der Teilnehmer mit Setzen des Häkchens eines davon auswählen.

Bei allen Zusatzfeldern können Sie bestimmen, ob es sich dabei um ein Pflichtfeld handelt, welche der Teilnehmer ausfüllen muss oder ob die Angaben dazu freiwillig sind. Die Beschreibungen und Werte der einzelnen Zusatzfelder müssen in allen, bei dem jeweiligen Kongress definierten Sprachen, erfasst werden. Bei den Auswahlfeldern können Sie die Reihenfolge der Werte über die beiden Schaltflächen hoch und runter noch sortieren.

Geschenke
Wünscht der Veranstalter, dass dem Gast im Hotel ein Geschenk übergeben bzw. im Zimmer hinterlegt wird, können Sie dies mit event ganz einfach erfassen. Bitte beachten Sie, dass diese Funktion nur im Client zur Verfügung steht.
Drücken Sie die Schaltfläche «Geschenke» im Ribbon beim Kongress:

Erfassen Sie nun im Eingabefenster den/die gewünschten Eintrag/Einträge in allen Sprachen (Feld anklicken):

Wie ein Geschenk bei der Teilnehmer-Hotelbuchung im Client hinterlegt wird, lesen Sie bitte im Kapitel 4.4.3 Teilnehmerbuchung Register Unterkunft Absatz Register «Zimmer».

Alle Buchungen aktualisieren
Wurden Kongressänderungen - zum Beispiel Kongressname oder Beschreibung Veranstaltungen - oder eine Änderung einer Adresse (mit der bereits eine Buchung erfolgt ist) vorgenommen, kann dies nun ganz einfach mit der Schaltfläche «Alle Buchungen aktualisieren» bei allen bestehenden Buchungen übernommen werden.

Durch klicken auf die Schaltfläche erscheint der folgende Hinweis:

Mit dieser Aktion wird in der Beleghistory (Teilnehmerübersicht) ein neuer Eintrag generiert: